Regulamin korzystania z systemu MediPlan

§1. Definicje

1. Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:
   1. System / MediPlan – system informatyczny dostępny drogą elektroniczną, służący do wspierania organizacji pracy zespołów, w szczególności w zakresie planowania grafików, dostępności oraz przydziałów;
   2. Operator – MiD Consulting sp. z o.o. z siedzibą w Bydgoszczy (85-351), ul. B. Trentowskiego 32b, wpisana do KRS pod nr 0001125207, NIP: 967 14 79 773, REGON: 529562872, e-mail: kontakt@midconsulting.pl;
   3. Klient – podmiot korzystający z Systemu na podstawie Umowy;
   4. Tenant – logicznie wydzielona instancja Systemu przypisana do jednego Klienta;
   5. Użytkownik – osoba fizyczna korzystająca z Systemu w ramach dostępu przydzielonego przez Klienta;
   6. Administrator Klienta – Użytkownik posiadający uprawnienia administracyjne;
   7. Umowa – umowa o korzystanie z Systemu zawarta pomiędzy Operatorem a Klientem;
   8. Okres próbny – okres 3 miesięcy bezpłatnego korzystania z Systemu;
   9. Okres rozliczeniowy – okres, za który naliczane są opłaty, określony w Umowie lub Cenniku;
   10. Cennik – dokument określający aktualne opłaty za korzystanie z Systemu;
   11. Dane Klienta – wszelkie dane wprowadzone do Systemu przez Klienta lub Użytkowników.

§2. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady korzystania z Systemu MediPlan oraz świadczenia usług drogą elektroniczną przez Operatora.
2. System nie jest usługą publiczną – dostęp uzyskują wyłącznie Klienci i Użytkownicy przez nich upoważnieni.
3. System przeznaczony jest wyłącznie dla podmiotów prowadzących działalność zawodową lub gospodarczą (model B2B).
4. Regulamin stanowi integralną część Umowy.
5. W przypadku sprzeczności między Regulaminem a Umową, pierwszeństwo ma Umowa.
6. Akceptacja Regulaminu przez Administratora Klienta oznacza działanie w imieniu i na rzecz Klienta.

§3. Charakter systemu

1. System stanowi narzędzie wspomagające organizację pracy.
2. System nie podejmuje samodzielnych decyzji i nie zastępuje decyzji organizacyjnych, kadrowych ani medycznych.
3. Operator nie weryfikuje poprawności danych wprowadzanych do Systemu.
4. Wyniki generowane przez System wymagają weryfikacji przez Klienta.

§4. Okres próbny

1. Klient może skorzystać z jednorazowego Okresu próbnego trwającego 3 miesiące.
2. Okres próbny ma charakter wdrożeniowy i służy przetestowaniu Systemu.
3. W Okresie próbnym korzystanie z Systemu jest bezpłatne.
4. Po zakończeniu Okresu próbnego dalsze korzystanie z Systemu wymaga zawarcia odpłatnej Umowy zgodnie z Cennikiem.
5. W przypadku braku kontynuacji współpracy Operator może ograniczyć lub zablokować dostęp do Systemu.
6. Operator nie gwarantuje zachowania danych po zakończeniu Okresu próbnego.

§5. Zasady odpłatności

1. Korzystanie z Systemu po Okresie próbnym jest odpłatne.
2. Szczegółowe zasady rozliczeń określa Umowa lub Cennik.
3. Operator może stosować indywidualne warunki cenowe uzgodnione z Klientem.
4. W przypadku braku płatności:
   1. Klientowi może zostać przyznany dodatkowy okres warunkowy (domyślnie 14 dni),
   2. po jego upływie Operator może ograniczyć lub zablokować dostęp do Systemu.
5. Operator zastrzega sobie prawo do zmiany Cennika.

§6. Zawieszenie dostępu i usunięcie danych

1. Operator może ograniczyć lub zablokować dostęp do Systemu w przypadku:
   1. braku płatności,
   2. naruszenia Regulaminu,
   3. zagrożenia bezpieczeństwa Systemu.
2. Dane Klienta mogą być przechowywane przez okres do 3 miesięcy od dnia blokady dostępu.
3. Po upływie tego okresu Operator ma prawo trwale usunąć dane bez dodatkowego powiadomienia.
4. Klient jest odpowiedzialny za wykonanie kopii danych przed zakończeniem współpracy.
5. Operator nie gwarantuje możliwości odzyskania danych po ich usunięciu.

§7. Dane i odpowiedzialność

1. Klient ponosi pełną odpowiedzialność za Dane Klienta.
2. Operator nie odpowiada za:
   1. poprawność danych,
   2. skutki ich wykorzystania,
   3. decyzje podjęte na ich podstawie.
3. Klient odpowiada za zgodność przetwarzania danych z obowiązującym prawem.
4. Operator nie weryfikuje charakteru danych i nie odpowiada za to, czy stanowią one dane osobowe.

§8. Dane osobowe

1. Klient jest administratorem danych wprowadzanych do Systemu, o ile przepisy nie stanowią inaczej.
2. Operator może działać jako podmiot przetwarzający.
3. Jeżeli w Systemie przetwarzane są dane osobowe w imieniu Klienta, strony zawierają umowę powierzenia przetwarzania danych.
4. Szczegółowe zasady przetwarzania danych określa polityka prywatności.
5. Klient zobowiązuje się nie wprowadzać danych w sposób niezgodny z prawem.

§9. Dostęp i bezpieczeństwo

1. Dostęp do Systemu wymaga uwierzytelnienia.
2. Użytkownik zobowiązany jest do zachowania poufności danych dostępowych.
3. Operator może stosować środki bezpieczeństwa oraz blokować dostęp w przypadku naruszeń.

§10. Własność intelektualna

1. System stanowi własność Operatora.
2. Klient uzyskuje wyłącznie prawo do korzystania z Systemu.
3. Zabronione jest kopiowanie, modyfikowanie lub udostępnianie Systemu bez zgody Operatora.

§11. Dostępność i odpowiedzialność Operatora

1. Operator dokłada należytej staranności w zapewnieniu działania Systemu.
2. System może być czasowo niedostępny z przyczyn technicznych lub serwisowych.
3. System jest hostowany w infrastrukturze zewnętrznych dostawców usług chmurowych, w szczególności Google Cloud (region europe-central2 – Warszawa).
4. Operator nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności Systemu.
5. W maksymalnym zakresie dopuszczalnym przez prawo Operator nie odpowiada za:
   1. przerwy w działaniu,
   2. utratę danych,
   3. szkody wynikające z korzystania z Systemu.
6. Odpowiedzialność Operatora ograniczona jest do wysokości opłat poniesionych przez Klienta za ostatnie 3 miesiące.

§12. Reklamacje

1. Reklamacje należy zgłaszać na adres: kontakt@midconsulting.pl
2. Reklamacja powinna zawierać opis problemu.
3. Operator rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni.

§13. Zmiany regulaminu

1. Operator może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn.
2. Informacja o zmianach zostanie przekazana poprzez System lub e-mail.
3. W przypadku istotnych zmian Regulaminu lub Polityki prywatności Operator może wymagać ponownej akceptacji przez Administratora Klienta przed dalszym korzystaniem z Systemu.

§14. Postanowienia końcowe

1. Regulamin podlega prawu polskiemu.
2. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Operatora.
3. Regulamin wchodzi w życie z dniem 04.04.2026.